Uvod

Partnerji projekta iFLEX (ki vključuje pilotne partnerje) ravnajo v skladu z določbami Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (GDPR), ki določa način, kako organizacije uporabljajo osebne podatke. Osebni podatki so podatki, ki se nanašajo na določljivega živega posameznika.

Partnerji v projektu iFLEX skupno upravljajo s podatki (ang. Joint Data Controllers) za kar so sklenili sporazum o skupnem upravljalcu (ang. Joint Controller Agreement). Njihovi kontaktni podatki so navedeni spodaj. V kolikor ste udeleženi v enem izmed pilotnih projektov se najprej obrnite na vašega pilotnega gostitelja, ki je za vas glavna kontaktna točka.

Vaše osebne podatke lahko zbiramo, če sodelujete v eni od naših javnih anket in/ali če sodelujete v določenem pilotnem programu. Več podrobnosti o javnih anketah najdete spodaj v razdelku »Javne ankete«.

Preglednost je ključni element GDPR in to obvestilo o zasebnosti je zasnovano tako, da vas obvešča:

Transparency is a key element of the GDPR and this Privacy Notice is designed to inform you:

• kako in zakaj projektni partnerji iFLEX uporabljajo vaše osebne podatke za raziskave,
• kakšne so vaše pravice v skladu z GDPR, in,
• kako stopiti v stik z nami, če imate vprašanja ali pomisleke glede uporabe vaših osebnih podatkov.

Javne raziskave

iFLEX bo izvedel številne javne raziskave, da bi tako zbral dragocene informacije s strani državljanov glede upravljanja z energijo na splošno in predvsem glede odziva na povpraševanje. Za boljše razumevanje teh informacij se lahko zbirajo osebni podatki, kot so spol, starost in vrsta bivanja. To obvestilo o varstvu osebnih podatkov se nanaša na vse javne raziskave, ki se bodo izvedle v okviru projekta, pri čemer pa bodo vrsta osebnih podatkov, ki bodo zbrani, način in namen obdelave vedno določeni v vsaki posamezni raziskavi.

Nekatere ankete bodo udeležencem oz. anketirancem omogočile sodelovanje v nagradni igri. V primeru bo posamezen anketiranec za sodelovanje v nagradni igri moral navesti elektronski naslov. Elektronski naslov, ki ga bo anketiranec navedel v anketnem vprašalniku se bo hranil en mesec od zaključka nagradne igre, katere čas bo naveden v pogojih le te.

Raziskave, ki vključujejo spletne vprašalnike, bodo uporabljale platformo SurveyMonkey. Podatki, ki jih zbiramo preko spletnih vprašalnikov, se bodo shranjevali na strežnikih SurveyMonkey v Združenih državah Amerike. Partner iFLEX In-JeT, ki je odgovoren za zbiranje in dostop do podatkov, shranjenih na SurveyMonkey, je s tem namenom sklenil pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, ki je v skladu z zahtevami GDPR. Če želite stopiti v stik z In-JeT, uporabite kontaktne podatke za pooblaščenca za etična vprašanja iFLEX (glejte spodaj). Politika zasebnosti SurveyMonkey’s je na voljo tukaj.

Zakaj obdelujemo vaše osebne podatke?

Projekt se ukvarja z raziskavami, ki vključujejo dejavnosti soustvarjanja in potrjevanja, kot je določeno v dokumentu Opis ukrepa in sporazum o donaciji z ES. Zakonodaja o varstvu osebnih podatkov nam omogoča uporabo osebnih podatkov za raziskave v okviru projekta z ustreznimi zaščitnimi ukrepi.

Vedno vam bomo povedali, katere podatke želimo zbrati od vas in kako jih bomo uporabili. Zaprosili vas bomo za soglasje za zbiranje in uporabo vaših podatkov v posebnem pilotnem projektu in za posebne projektne dejavnosti, kot so npr. raziskave in fokusne skupine v okviru naših dejavnosti soustvarjanja in potrjevanja. Projekt je opredelil postopek pridobitve soglasja, da bi s tem zagotovili zaščito pravic udeležencev. V okviru postopka pridobivanja informiranega soglasja bodo vsi udeleženci prejeli vse podrobnosti v informativnem listu.

Vključevanje posameznikov v pilotne projekte ter v aktivnosti soustvarjanja in potrjevanja projekta je podvrženo etičnim načelom, politikam in postopkom. Za podporo in preverjanje skladnosti projekta z etičnimi in pravnimi zahtevami je bil ustanovljen Svetovalni odbor za etiko, ki ga sestavljajo predstavniki pooblaščencev za varstvo podatkov pilotnih projektov in dva zunanja strokovnjaka. Projekt bo podvržen etičnemu nadzoru, da se zagotovi, da bo izveden tako, da bo varoval vaše interese in da bo zadostil visokim standardom. Rezultati bodo zabeleženi v letnih poročilih o skladnosti spremljanja, ki jih bo pregledala ES.

Zbiranje in uporaba osebnih podatkov

Projektni partnerji bodo zbirali samo podatke, ki so bistveni za namen ciljev projekta. Osebni podatki se običajno po zbiranju podatkov čim hitreje psevdonimizirajo, da se zmanjša tveganje za vašo identifikacijo. Psevdonimizacija je tehnika, ki nadomešča ali odstranjuje tiste podatke v nizu podatkov, s pomočjo katerih je možno identificirati posameznika. Psevdonimizacija lahko vključuje zamenjavo imen ali drugih identifikatorjev, ki se zlahka pripišejo posameznikom, z npr. referenčno številko. Posledično bi bili za vašo identifikacijo v takem primeru potrebni dodatni podatki.

Če je mogoče, bodo osebni podatki anonimizirani, tako da posameznikov ne bo mogoče prepoznati in bo vaša zasebnost zaščitena. Anonimni podatki se ne štejejo za osebne podatke in zato niso predmet te politike zasebnosti. Kadar vas bo v publikaciji mogoče identificirati (npr. citat, kjer ste navedeni kot avtor, ali fotografija, iz katere se vas da določiti), bomo zaprosili za vaše izrecno soglasje.

S kom delimo vaše podatke?

Da bi lahko o raziskavah in rezultatih projekta obvestili javnost, zainteresirane dele gospodarstva in akademsko skupnost, bodo anonimizirani podatki verjetno del raziskovalne publikacije ali predstavitve na konferenci ali javnega govora. Kadar bodo želeli raziskovalci uporabiti kakršne koli podatke, ki bi vas identificirali, vas bomo pred tem zaprosili za izrecno soglasje.

Vaša zasebnost je izredno pomembna in vaši osebni podatki ne bodo razkriti, razen če za to obstaja upravičen namen. Projekt NIKOLI ne bo prodal vaših osebnih podatkov tretjim osebam.

Vaše podatke lahko delimo s:

Člani ekipe projektnih partnerjev, ki so pooblaščeni za delo na projektu in dostop do podatkov. Projektni partnerji, ki jih zastopajo, delujejo kot del projektne skupine in s tem kot skupni upravljavci podatkov. Projektni partnerji, ki sodelujejo pri zbiranju in/ali obdelavi vaših osebnih podatkov, bodo jasno navedeni v vašem informativnem listu, če se odločite za sodelovanje v projektni dejavnosti.

V primeru pritožb v zvezi z varstvom podatkov in pravicami do zasebnosti ali kakršnimi koli vprašanji etičnosti lahko notranji in/ali nacionalni Odbori za etiko partnerjev v projektu zahtevajo dostop do podatkov.

Shranjevanje in varnost

Projektni partnerji se zavzemajo za močno zaščito podatkov, ki jih hrani, in pri tem uporabljajo posebej določena območja za shranjevanje raziskovalnih podatkov z nadzorovanim dostopom.

Poleg teh tehničnih ukrepov se uporabljajo celovite in učinkovite politike in postopki, ki zagotavljajo, da se uporabniki in skrbniki projektnih informacij zavedajo svojih obveznosti in odgovornosti za podatke, do katerih imajo dostop. Ljudje privzeto dobijo dostop le do informacij, ki jih potrebujejo za opravljanje svojih nalog.

Kršitev podatkov

V primeru kršitve varstva osebnih podatkov bodo projektni partnerji sledili smernicam iz členov 33 in 34 GDPR. To pomeni, da bo ustrezni nadzorni organ obveščen najkasneje v 72 urah po tem, ko je konzorcij projektnih partnerjev izvedel za kršitev osebnih podatkov. Podrobnosti o ustreznem nadzornem organu bodo navedene na informativnem listu, ki ga prejmete v zvezi z vašo udeležbo v pilotnem projektu iFLEX.

Če obstaja verjetnost, da bo kršitev varstva osebnih podatkov povzročila veliko tveganje za vaše pravice in svoboščine, boste o tem takoj obveščeni. Svetovalni odbor za etiko projekta bo tudi obveščen o vsaki kršitvi podatkov.

Hramba podatkov

Vaši podatki se ne bodo hranili dlje, kot je to potrebno, in se bodo načeloma hranili v psevdonimizirani obliki. Vaše osebne podatke bomo hranili v skladu z naslednjimi pravili:

• za čas vašega sodelovanja v projektu iFLEX,
• kot to zahteva naša projektna pogodba z ES ali glede na naše zakonske obveznosti,
• samo toliko časa, kolikor je to potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oz. za namen, za katerega se obdelujejo, ali dlje, če to zahteva katera koli pogodba ali veljavna zakonodaja.

Podrobnosti bodo navedene v informacijskem listu za vsak pilotni projekt.

Vaše pravice glede varstva osebnih podatkov

V skladu z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov imate, med drugim, naslednje pravice:

• Pravica do obveščenosti – imate pravico biti obveščeni, da obdelujemo vaše osebne podatke.
• Pravica do dostopa – imate pravico od nas zahtevati kopije vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo.
• Pravica do popravka – imate pravico od nas zahtevati, da popravimo osebne podatke, za katere menite, da so netočni. Prav tako imate pravico zahtevati dopolnitev podatkov, za katere menite, da so nepopolni.
• Pravica do izbrisa – v določenih okoliščinah imate pravico od nas zahtevati, da izbrišemo vaše osebne podatke.
• Pravica do omejitve obdelave – imate pravico od nas zahtevati, da v določenih okoliščinah omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov.
• Pravica do ugovora obdelavi – v določenih okoliščinah imate pravico ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov.
• Pravica do prenosljivosti podatkov – imate pravico zahtevati, da v določenih okoliščinah prenesemo osebne podatke, ki ste nam jih dali, v drugo organizacijo ali na vas.
• Pravice v zvezi z avtomatiziranim odločanjem in profiliranjem – imate pravico, da niste predmet odločitve, ki temelji samo na avtomatizirani obdelavi in profiliranju.

Za uveljavljanje svojih pravic vam ni treba plačati. Zahtevo lahko vložite tako, da nas kontaktirate na: Gašper Ravnak (gasper.ravnak@ece.si); Andraž Javernik (andraz.javernik@ece.si); ECE d.o.o., Vrunčeva ulica 2a, 3000 Celje, Slovenia.

Na vašo zahtevo bomo odgovorili v roku enega meseca od prejema.

Upravljavci osebnih podatkov

Partnerji projekta iFLEX so skupni upravljavci podatkov:

Naši kontaktni podatki:

Kako se pritožiti

Če imate pomisleke glede naše uporabe vaših osebnih podatkov, se lahko pritožite naši etični vodji Trine F. Sørensen, na e-naslovuu: tfs@in-jet.dk

Prav tako se lahko pritožite koordinatorju projekta Markusu Taumbergerju na e-naslovuu: Markus.Taumberger@vtt.fi

Vsak pilotni projektni partner ima lokalnega predstavnika Etičnega svetovalnega odbora, ki ga lahko kontaktirate. Za Slovenijo, prosimo kontaktirajte Andraž Javernik: andraz.javernik@ece.si

Prav tako se lahko pritožite pri Informacijskem pooblaščencu, če niste zadovoljni z našim načinom uporabe vaših podatkov.