Johdanto

iFLEX-projekti (mukaanlukien pilotit) noudattaa yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), joka säätelee tapaa, jolla organisaatiot käyttävät henkilötietoja. Henkilötiedot ovat tietoja, jotka liittyvät tunnistettavissa olevaan henkilöön.

iFLEX-projektikumppanit ovat yhteisrekisterinpitäjiä, ja ovat siksi tehneet yhteisrekisterinpitäjyyssopimuksen. Yhteystiedot löytyvät alta. Jos osallistut johonkin hankkeen piloteista, pilottivastaava on ensisijainen yhteyshenkilösi.

Saatamme kerätä henkilötietojasi, jos osallistut johonkin julkisista kyselyistämme ja/tai jos osallistut tiettyyn pilottiin. Lisätietoja julkisista kyselyistä löydät alta osiosta ”Julkiset kyselyt”.

Avoimuus on GDPR:n keskeinen osa, ja tämän tietosuojailmoituksen tarkoituksena on kertoa sinulle:

• miten ja miksi iFLEX-projekti käyttää henkilötietojasi tutkimukseen,
• mitkä oikeutesi ovat GDPR:n mukaan ja
• kuinka ottaa meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita henkilötietojesi käytöstä.

Julkiset kyselyt

iFLEX tekee useita julkisia kyselyitä kerätäkseen kansalaisilta arvokasta tietoa yleisesti energianhallinnasta ja kysyntäjoustosta erityisesti. Henkilötietoja, kuten sukupuoli, ikä ja asuintyyppi, voidaan kerätä syvemmän ymmärryksen saavuttamiseksi olennaisista näkökumista. Tämä tietosuojaseloste kattaa julkiset kyselyt, joita projektissa suoritetaan. Jokaisessa kyselyssä ilmoitetaan kuitenkin aina erikseen millaisia henkilötietoja kerätään, miten ja miksi.
Jotkut kyselyt tarjoavat myös vastaajille mahdollisuuden osallistua palkinnon arvontaan. Tässä tapauksessa sinun on annettava sähköpostiosoitteesi osallistuaksesi arvontaan. Kun voittaja on löydetty, sähköpostiosoitteesi poistetaan.

Verkossa olevilla online-kyselylomakkeilla tehdyissä kyselyissä käytetään SurveyMonkey-kyselyalustaa. iFLEX-kumppani In-JeT on vastuussa SurveyMonkey-työkaluun tallennettujen tietojen keräämisestä ja tietoihin pääsystä, ja on siksi rekisterinpitäjä (edustaen iFLEX-projektia) tässä nimenomaisessa tapauksessa. Online-kyselylomakkeilla kerätyt tiedot tallennetaan SurveyMonkey-palvelimille Yhdysvalloissa. In-JeT on siksi tehnyt GDPR-yhteensopivan tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) SurveyMonkeyn kanssa. Ottaaksesi yhteyttä In-JeT:iin, käytä iFLEX-projektin eettisen johtajan yhteystietoja (katso alla). SurveyMonkey-työkalun tietosuojakäytäntö löytyy täältä.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Hankkeessa tehdään tutkimusta, joka sisältää yhteisluonti- ja validointitoimintaa, jotka on kuvattu Euroopan komission toimenpide- ja avustussopimuksessa. Tietosuojalainsäädäntö sallii meidän käyttää henkilötietoja tutkimukseen projektin puitteissa asianmukaisin suojatoimin.

Kerromme sinulle aina, mitä tietoja haluamme kerätä sinulta ja kuinka käytämme niitä. Pyydämme suostumuksesi tietojesi keräämiseen ja käyttöön tietyssä pilottihankkeessa sekä tiettyihin projektitoimintoihin, esim. kyselyihin ja kohderyhmiin, osana yhteisluonti- ja validointitoimintaamme. Hankkeessa on otettu käyttöön suostumusmenettely osallistujien oikeuksien turvaamiseksi. Yksityiskohtaiset tiedot annetaan kaikille osallistujille tiedotteella osana suostumusmenettelyä.

Hankkeessa mukana olevien henkilöiden osallistumista pilotti-, yhteisluonti- ja validointitoimintoihin ohjaavat eettiset periaatteet, käytännöt ja menettelytavat. Pilottien tietosuojavastaavasta ja kahdesta ulkopuolisesta asiantuntijasta koostuva eettinen neuvottelukunta on perustettu tukemaan ja valvomaan, että projekti täyttää eettiset ja lailliset vaatimukset. Projekti käy läpi eettisen tarkastelun, jolla varmistetaan, että projekti toteutetaan etujasi suojaavalla tavalla, ja se on korkeatasoista. Tulokset dokumentoidaan vuotuisissa seurantaraporteissa, jotka Euroopan komissio tarkastaa.

Henkilötietojen kerääminen ja käyttö

Projektissa kerätään vain sellaista tietoa, joka on olennaista projektin tavoitteiden kannalta. Tutkimustiedot pseudonymisoidaan yleensä mahdollisimman nopeasti tiedonkeruun jälkeen, jotta riski henkilöllisyytesi tunnistamiseksi pienenee. Pseudonymisointi on tekniikka, joka korvaa tai poistaa tiedon, jonka avulla yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa. Sen vuoksi tarvittaisiin lisätietojen käyttöä, jotta sinut voitaisiin tunnistaa.

Jos mahdollista, tutkimustiedot anonymisoidaan, jotta yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa ja yksityisyyttäsi suojataan. Anonymisoitu tieto ei ole henkilötietoa, joten se ei ole tämän tietosuojakäytännön alaisia. Jos saatat olla tunnistettavissa julkaisusta (esim. lainaus tai valokuva), pyydämme siihen sinulta nimenomaisen suostumuksesi.

Kenen kanssa jaamme tietosi?

Tiedotettaessa projektin tutkimuksesta ja tuloksista yleisölle, asiaankuuluvalle teollisuudelle ja akateemiselle yhteisölle, anonymisoidut tietosi ovat todennäköisesti osa tutkimusjulkaisua, konferenssiesitelmää tai julkista puhetta. Jos tutkijat haluavat käyttää tietoja, joista sinut voitaisiin tunnistaa, sinulta pyydetään erityinen suostumus.

Henkilötietojesi tietosuoja on ensiarvoisen tärkeää, eikä niitä luovuteta, ellei sille ole perusteltua tarkoitusta. Projekti EI KOSKAAN myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Tietosi voidaan jakaa seuraavien kanssa:

Projektikumppanien tiimin jäsenet, joilla on valtuudet työskennellä projektin parissa ja päästä tietoihin. Osana projektiryhmää, he (edustamansa projektikumppani) toimivat yhteisrekisterinpitäjinä. Henkilötietojesi keräämiseen ja/tai käsittelyyn osallistuvat projektikumppanit ilmoitetaan selkeästi tiedotteessa, jos päätät osallistua projektitoimintaan.

Tietosuojaan ja yksityisyyden suojaa koskeviin valituksiin tai eettisiin asioihin liittyvissä tapauksissa projektikumppaneiden sisäiset ja/tai kansalliset eettiset toimikunnat voivat vaatia pääsyn tietoihin.

Varastointi ja turvallisuus

Projektissa on varma tapa hallussa olevien tietojen suojaamiseen erityisillä tutkimustiedon tallennusalueilla, johon pääsy on valvottua.

Näiden teknisten toimenpiteiden rinnalla on käytössä kattavat ja tehokkaat käytännöt ja prosessit, joilla varmistetaan, että projektitietojen käyttäjät ja ylläpitäjät ovat tietoisia velvollisuuksistaan ja vastuistaan tiedoista, joihin heillä on pääsy. Oletuksena ihmisillä on pääsy vain niihin tietoihin, joita he tarvitsevat tehtäviensä suorittamiseen.

Tietovuoto

Tietovuodon sattuessa projekti noudattaa GDPR-asetuksen artiklan 33 ja 34 ohjeita. Tämä tarkoittaa, että asianomaiselle valvontaviranomaiselle ilmoitetaan viimeistään 72 tunnin kuluttua siitä, kun projekti on saanut tietoonsa henkilötietoloukkauksesta. Asianomaisen valvontaviranomaisen tiedot on lueteltu tiedotteessa, jonka saat osallistuessasi iFLEX-pilottiin.

Jos on todennäköistä, että henkilötietojen tietoturvaloukkaus johtaa oikeuksiisi ja vapauksiisi kohdistuvaan riskiin, myös sinulle ilmoitetaan välittömästi.

Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan myös projektin eettiselle neuvottelukunnalle.

Säilytys

Tietojasi ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen, ja ne säilytetään yleensä pseudonyymisissä muodossa. Säilytämme henkilötietojasi seuraavasti:

• iFLEX-projektiin osallistumisesi ajan
• Euroopan komission kanssa tekemämme projektisopimuksen tai lakisääteisten velvoitteidemme mukaisesti
• vain niin kauan kuin on tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten tieto kerättiin, jota varten se on käsitelty, tai pidempään, jos sopimus tai sovellettava laki sitä edellyttää.

Yksityiskohdat annetaan kunkin pilotin tiedotteessa.

Anonymisoinnin jälkeen yksittäiset projektikumppanit voivat tallentaa tietoja, joihin muut tutkijat voivat päästä käsiksi projektikonsortion luvalla.

Tietosuojaoikeutesi

Tietosuojalain mukaan sinulla on oikeuksia, mukaan lukien:

• Oikeus saada tietoa käsittelystä – Sinulla on oikeus saada tieto siitä, että käsittelemme henkilötietojasi.
• Pääsy tietoon – Sinulla on oikeus pyytää meiltä kopiot henkilötiedoistasi.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen – Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan henkilötietosi, jotka mielestäsi ovat virheellisiä. Sinulla on myös oikeus pyytää meitä täydentämään tietoja, jotka mielestäsi ovat puutteellisia.
• Oikeus tietojen poistamiseen – Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi tietyillä ehdoilla.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – Sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietyillä ehdoilla.
• Oikeus vastustaa käsittelyä – Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä olosuhteissa.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Sinulla on oikeus pyytää, että siirrämme meille antamiasi henkilötietoja toiselle organisaatiolle tai tietyissä olosuhteissa sinulle.
• Oikeudet automatisoidun päätöksenteon ja profiloinnin suhteen – Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käyttö päätöksentekoon, joka perustuu yksinomaan automatisoituun käsittelyyn ja profilointiin.

Sinulta ei vaadita mitään maksua oikeuksien käyttämisestä. Pyynnön voi tehdä täyttämällä rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen, joka löytyy täältä. Vaihtoehtoisesti voit ottaa yhteyttä eettiseen johtajaan, jos haluat tehdä pyynnön.

Kun teet pyynnön, vastaamme sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Yhteisrekisterinpitäjiä

iFLEX-projektikumppanit ovat yhteisrekisterinpitäjiä:

Yhteystietomme

Kuinka valittaa

Jos sinulla on huolia henkilötietojesi käytöstä, voit tehdä valituksen eettiselle johtajallemme, Trine F. Sørensen: tfs@in-jet.dk

Voit myös ottaa yhteyttä projektikoordinaattoriimme Markus Taumbergeriin: Markus.Taumberger@vtt.fi

Jokaisella pilottipaikalla on paikallinen eettisen lautakunnan edustaja, johon voit myös ottaa yhteyttä.

Suomen osalta ota yhteyttä Anne Immonen: Anne.Immonen@vtt.fi

Voit myös valittaa paikalliselle tietosuojaviranomaiselle, jos et ole tyytyväinen siihen, miten olemme käyttäneet tietojasi.

Suomalaiseen tietosuojavaltuutettuun voi ottaa yhteyttä osoitteessa:

P.O. Box 800
Ratapihantie 9, 6. kerros
00521 Helsinki
Suomi
Puhelin: +358 29 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi